1. Vertrouw geen Links in E-Mail 

Linkjes kunnen naar een andere locatie verwijzen dan getoond. Op een PC is dit te controleren door in de browser met de muis over de link te bewegen - dan wordt de daadwerkelijke link getoond (bijvoorbeeld links onder in het scherm van de browser). Bij een smartphone is dat helaas niet mogelijk.

De juiste mate van informatiebeveiliging is een belangrijke voorwaarde voor het bewaken van de continuïteit van een organisatie. Een tekort aan beveiliging levert de nodige risico’s op, terwijl een teveel onnodige kosten met zich meebrengt. Wet- en regelgeving vereist bovendien een adequate beveiliging. De belangrijkste voorwaarde voor het waarborgen hiervan is dat er gedurende de hele levenscyclus aandacht aan wordt besteed – vanaf de enterprise-architectuur tot en met de operationele fase en de afbouw bij de beëindiging van een systeem. Kort gezegd: Security by Design is onmisbaar.

's ochtends word ik natuurlijk gewekt door de wekker van de smartphone. Na het ontbijt, start de reis naar mijn werk. Vandaag een keer met de trein. Dit biedt de mogelijkheid om wat werk te verzetten en dit stukje te schrijven. Ik doe dit op een laptop waarbij de bestanden zijn opgeslagen op OneDrive. Mocht de WiFi verbinding in de trein niet goed werken dan zijn de bestanden ook lokaal beschikbaar.

Tussendoor komen er nog wat e-mail berichten binnen, dat lukt dan nog wel met de WiFi in de trein. 

Op kantoor verbindt de PC met het draadloze netwerk en kan ik mijn werk voortzetten. Gelukkig is daar het netwerk wat sneller en kan ik de grote bijlage bij de e-mail nu wel goed bekijken.

Om een productieve en efficiënte oplossing voor digitaal werken te bieden is een geïntegreerd geheel van systemen en oplossingen noodzakelijk. Dat betekent onder meer dat alle medewerkers met dezelfde systemen werken, geen gebruik van zogenaamde schaduw oplossingen en software oplossingen die op elkaar aansluiten.

Voorbeelden van oplossingen die met huidige technologie gerealiseerd kunnen worden, zijn:

Met het toenemend gebruik van de smartphone en tablets lijkt vergaande digitalisering nu een reële mogelijkheid en komt het (bijna) papierloze kantoor dichterbij.  Als alle informatie direct voorhanden is en via een PC of mobiel apparaat altijd en overal geraadpleegd kan worden dan neemt de behoefte aan gedrukte documenten verder af. Moesten we in het recente verleden nog stapels papier afdrukken voor een overleg en ging iedereen gewapend met notitieblok aan de slag. Nu is het mogelijk om volledig digitaal te werken.  De belangrijkste voordelen die met digitalisering gerealiseerd kunnen worden zijn een grotere mate van efficiëntie; snellere verwerking van gegevens en betere beschikbaarheid van informatie. En nu vrijwel alle Nederlanders on-line zijn en dat ook verwachten van bedrijven kan beter voldaan worden aan verwachtingen van klanten.

Onder een werkstation verstaan we in dit kader het systeem waar we ons werk op doen. De centrale computersystemen, de servers al dan niet in de cloud, bieden functies aan die via een werkstation benaderd worden. De keuze in werkstations wordt steeds groter. Naast de pc en mobiele apparatuur zijn er ook al usb-sticks die in de videopoort van de monitor gestoken kunnen worden. Er zijn vier ontwikkelingen van invloed op de toekomstige werkstations:

  • De markt van pc’s, zowel desktop-pc’s als laptops, is verzadigd en verkoopaantallen nemen af. Zowel pc-makers als Microsoft hebben hier last van. PC's en vooral laptops blijven de favouriete apparaten van de kenniswerker.
  • De mobiele systemen, smartphones en tablets maken daarentegen een grote groei door. Met vooral Android en iOS als besturingssysteem. Veel gebruikers hebben daardoor ook geen behoefte meer aan een pc.
  • De inrichting van de werkplek verandert door nieuwe webtechnologie en virtualisatie van het pc-besturingssysteem. Met een toename van applicaties die op webtechnologie gebaseerd zijn, kan steeds meer functionaliteit via de browser ontsloten worden. In principe kan de browser van elk apparaat gebruikt worden.
  • Virtualisatie van desktopbesturingssystemen op centrale servers maakt het mogelijk deze systemen via een scherm en toetsenbord op afstand te gebruiken vanaf elk willekeurig apparaat.
  • De keuze in besturingssystemen is sterk toegenomen. Naast Windows, Linux en MAC OS-X zijn Android, iOS en Chrome OS alternatieven voor de desktop. De traditionele desktopbesturingssystemen (Windows, OS-X en Linux) zijn gemaakt voor lokale applicaties en dataopslag. De mobiele besturingssystemen (Android, iOS en Windows Phone) zijn vooral gericht op batterijefficiency, aanraakbediening en een beperkt aantal gelijktijdig actieve applicaties.

 

Heeft u nog eigen computers in een datacentrum (hoe klein dan ook)? Overigens helemaal niets mis mee, tenslotte hoeft niet alles in de cloud. Nu kunt u ook doen zoals Google en Facebook. Gebruik maken van integrated systems.

Digitalisering staat naar verwachting nog aan de beginfase en zal de komende jaren in veel bedrijfstakken grote veranderingen met zich meebrengen. Denk aan voorbeelden uit het verleden zoals digitalisering van de media. Digitalisering heeft grote invloed op uitgevers van kranten, bladen, muziek en video. Zo is Youtube een  ene belangrijk kanaal  voor nieuw talent. Uber heeft de taxi wereld in beroering gebracht en Airbnb de hotelbranche. En sectoren als reisbureaus, banken en verzekeringen zijn al vergaand veranderd door digitalisering.

Het is daarom belangrijk om enerzijds te kijken welke kansen digitalisering voor het bedrijf biedt en alert te blijven op mogelijke ontwrichtende veranderingen.

Hoe kun je nu omgaan met deze digitaliseringstrend? 

 Innovatie is een belangrijke pijler van onze economie. Innovatie is noodzakelijk  om voor te blijven op de internationale concurrentie.  In veel gevallen zal ICT hierin een belangrijke rol vervullen. ICT biedt mogelijkheden om slimmer en efficiënter te werken, klanten betere dienstverlening te bieden, marketing anders in te vullen en/of product te vernieuwen.

Techniek biedt mogelijkheden maar kan nooit succesvol zijn zonder een goede aansluiting op de organisatiestrategie en werkwijzen. Of zelfs bijstellen van de strategie. Maar het begint met het onderkennen van mogelijkheden. Hierbij kun je denken aan: