De cloud en uw bedrijf

Zie ook het artikel over de cloud.

Een organisatie kan op vele manieren gebruik maken van de cloud. In alle gevallen is het van belang om zorg te dragen voor een goede inpassing van de cloud in de totale ICT voorziening.

Wat zijn de mogelijkheden en aandachtspunten?

Alle ICT in de cloud
Een organisatie kan er voor kiezen om alle ICT in de cloud op te nemen. Waarbij het mogelijk is om alle gewenste functionaliteit als dienst af te nemen of om computercapaciteit te huren en een deel van de dienst (software) zelf te verzorgen.

Alle ICT diensten afnemen heeft als voordeel dat er geen specialisten nodig zijn om systemen en applicaties te onderhouden. De cloud oplossingen zijn veelal gemaakt voor een grote groep gebruikers, worden continue ontwikkeld en bieden uitgebreide functionaliteit. Nadelen zijn er uiteraard ook. Bij complexere ICT behoeften zullen meerdere cloud oplossingen gecombineerd moeten worden en maatwerk is veelal niet mogelijk of erg duur. En zeker niet alle functionaliteit is als algemene cloud dienst beschikbaar.

Een deel van de ICT infrastructuur uit de cloud betrekken biedt de mogelijkheid om zelf applicaties te installeren, beheren en eventueel ontwikkelen. De zorg omtrent hardware, verspreiding van systemen over data centra en toegankelijkheid van de systemen wordt voor een belangrijk deel uit handen gegeven. De mate waarin een deel van de infrastructuur uit besteed kan worden varieert van uitsluitend ruimte in een Data Centrum huren (met een goede Internet verbinding); het huren van computercapaciteit tot het huren van computers met een besturingssysteem en eventueel databases en web servers.

Een hybride cloud
Zoals de naam al aangeeft betreft dit een mix van eigen systemen en publieke cloud diensten. Bijvoorbeeld het gebruik van een CRM systeem als Saleforce in combinatie met  in-huis website voor klantcontact en bestellingen.

Vooral allerlei algemene gebruikte functionaliteit is als cloud dienst beschikbaar. Denk aan financiële administratie; CRM systemen; Kantoorautomatisering; web sites en e-mail diensten voor bijvoorbeeld nieuwsbrieven. Specifieke diensten zullen onder eigen beheer ontwikkeld moeten worden, zoals bijvoorbeeld een web site waar klanten op maat gemaakte producten kunnen bestellen.

De hybride cloud biedt dan de mogelijkheid om een deel van de ICT als dienst af te nemen.

De prive cloud
Het is natuurlijk ook mogelijk, zoals traditioneel gebruikelijk, om alle (of een deel) van de ICT systemen in eigen beheer en eigen datacentra onder te brengen. Door deze te koppelen met Internet kun je spreken van een prive cloud. Voor een aantal specialisten is het dan ook van belang dat bepaalde technologie wordt toegepast alvorens van een prive cloud gesproken mag worden. Belangrijkste lijkt me externe toegankelijkheid en voor zover noodzakelijk het flexibel kunnen inzetten van systemen.

Kort samengevat, zijn de volgende aandachtspunten van belang:

  • Duidelijkheid waarom gebruik gemaakt wordt van de cloud. Redenen zijn onder meer:
    • Kostenbesparing;
    • Geen noodzaak om zelf expertise te onderhouden van alle systemen, wat kostbaar is en niet voor iedere organisatie haalbaar;
    • Gebruik maken van schaalgrootte van de cloud  leverancier die daardoor meer functionaliteit kan bieden tegen lage prijzen;
    • Geen initiële investeringen. Al is het heel goed mogelijk dat de totale kosten van een abonnement op termijn hoger zijn dan de initiële investering aangevuld met jaarlijkse onderhoudskosten.
  • Zelf blijven sturen
    Uit besteden betekent niet dat alle ICT kennis en expertise overbodig wordt. Het blijft van groot belang om als organisatie te kunnen sturen op gewenste functionaliteit en samenhang van alle ICT. Dit vereist kennis en expertise.
  • Toegang
    Met name als er cloud diensten van meerdere aanbieders worden afgenomen is beheer van gebruikers en toegangsrechten een belangrijk punt. Ten eerste is het voor gebruikers niet handig als ze veel gebruikersnamen en wachtwoorden moeten onthouden. Dit komt beveiliging niet ten goede. Daarnaast is de organisatie snel het overzicht kwijt wie welke rechten heeft.
    Het is daarom van belang om dit zoveel mogelijk in controle te houden en bij voorkeur toegang via een systeem te laten verlopen. Dat is (nog) niet met alle cloud diensten mogelijk.
  • Samenhang
    In het verlengde van het vorige punt, bij diensten van meerdere leveranciers is er niet altijd een samenhangend geheel. Problemen kunnen optreden op het gebied van data uitwisseling; overlap van functionaliteit en integratie van systemen.
  • Data eigenaarschap
    Het is van belang om bijvoorbeeld bij verandering van leverancier te kunnen beschikken over de eigen gegevens. Mogelijk kan dit acties vereisen van de leverancier die, bij vertrek van een klant, mogelijk minder gemotiveerd is om deze te helpen de dienst te beëindigen.
  • Informatiebeveiliging
    Bij de cloud is het niet altijd duidelijk waar data staat en wie er allemaal toegang hebben tot deze data. Een punt om mee te nemen bij de keuze van de leverancier. Daar staat tegen over dat cloud leveranciers vaak over uitgebreide expertise en middelen beschikken om de informatiebeveiliging van het systeem goed te organiseren.