Unified communications is een samenvoeging van spraak, video, instant messaging (chat), voicemail en e-mail. Het is een geïntegreerd communicatiesysteem dat de verschillende typen communicatiemogelijkheden verenigt en op verschillende apparaten beschikbaar is.

De beschikbare communicatiefuncties zijn hierbij afhankelijk van de gebruikte apparaten, tijd en plaats en de wensen van de gebruikers voor bepaalde communicatievormen. Een  onderdeel van unified communications is een presence functie, waarmee aanwezigheid en bereikbaarheid aangegeven kan worden.

Ter illustratie: via het adresboek selecteer je een collega met wie je wilt communiceren. Het systeem is in staat om aan te geven of de collega bereikbaar is en op welke wijze communicatie mogelijk is, bijvoorbeeld alleen via spraak, via video, chat en/of e-mail. Deze informatie wordt bepaald op basis van onder meer de agenda, het systeem waarop de gebruiker op dat moment actief is en de status die de collega zelf heeft aangegeven. Is de collega niet bereikbaar, dan kan een voicemail of e-mail verstuurd worden. De voicemail- en e-mailberichten zullen in één mailbox belanden die met een pc, telefoon of smartphone uitgelezen kan worden. Met behulp van spraaksynthese en spraakherkenning is het mogelijk het systeem opdrachten uit te laten voeren, zoals iemand bellen of de voicemail afluisteren. 

Een belangrijke basis voor deze communicatiesystemen is het TCP-/IP-netwerk, dus voice over IP, video over IP en natuurlijk e-mail en instant messaging over IP. Het gebruik van IP als universeel transportmiddel voor alle vormen van communicatie wordt ook wel converged communications genoemd, wat dus een eerste stap is naar unified communications.

Het nut van unified communications kunnen we dagelijks ervaren. Zoals ook uit onderzoek blijkt, gaat veel tijd verloren met het opzoeken van telefoonnummers, uitwisseling van informatie via de voicemail en herhaalde pogingen om iemand te bereiken. Unified communications draagt bij aan een effectievere vorm van communiceren met minder tijdverlies. Unified communications biedt ook de mogelijkheid om iedereen via één adres of een geïntegreerd adresboek te bereiken. Moderne smartphones bieden al veel van deze mogelijkheden, zelfs geïntegreerd met sociale media, zodat je ook direct de laatste informatie van Facebook en LinkedIn ziet.

Doordat diverse apparaten (smart phone, PC, Tablet) unified communications ondersteunen wordt het mogelijk een gesprek te beginnen op de mobiele telefoon en dit op kantoor voort te zetten op de pc. Vanaf de PC kan bijvoorbeeld Video en bestandsdeling toegevoegd worden aan de conversatie.
 

Uitdagingen

Een groot aantal leveranciers biedt unified-communicationsoplossingen. Deze bieden vrijwel allemaal telefonie, video, chat en het delen van de desktop aan. De systemen kunnen gekoppeld worden met het e-mail- en agendasysteem. De software kan gebruikt worden op de pc en smartphones. Daarnaast worden natuurlijk ook telefoontoestellen en videoconferencing apparatuur aangeboden.

Unified communications wordt ook als cloudservice aangeboden. Dit heeft als grote voordeel dat de leverancier van de dienst alles al gerealiseerd heeft. Inpassing in eventueel andere diensten, gemeenschappelijke adresboeken, gebruikersbeheer en single sign on zijn dan aandachtspunten.

Waar unified communications gebaseerd is op standaarden en IP-netwerken, is de mobiele telefoon nog niet zover. De huidige mobiele telefoon heeft een spraakfunctie (GSM-gebaseerd) en een datafunctie (2G, 3G, 4G). Dit maakt integratie met unified-communicationsoplossingen complexer, het vereist aparte unified-communicationssoftware (zoals Lync of Jabber) op de telefoon, die naast de standaard telefoonfunctie wordt opgenomen.
LTE (4G mobiele netwerk) en 5G brengt hier mogelijk verandering in. Deze netwerken zijn volledig IP-gebaseerd netwerken en daarmee wordt ook mobiele telefonie een applicatie op de telefoon IP-gebaseerd. Hiervoor is VoLTE – Voice over LTE – ontwikkeld. VoLTE wordt nog maar beperkt door telecommunicatiebedrijven aangeboden. Met VoLTE wordt spraak en video op de mobiele telefoon eenvoudiger te integreren. De mobiele telefoon kan via het bedrijfstelefoniesysteem gesprekken opzetten (alsof het een intern toestel is) en eventueel meerdere telefoonnummers gelijktijdig ondersteunen (met slechts een sim kaart).