's ochtends word ik natuurlijk gewekt door de wekker van de smartphone. Na het ontbijt, start de reis naar mijn werk. Vandaag een keer met de trein. Dit biedt de mogelijkheid om wat werk te verzetten en dit stukje te schrijven. Ik doe dit op een laptop waarbij de bestanden zijn opgeslagen op OneDrive. Mocht de WiFi verbinding in de trein niet goed werken dan zijn de bestanden ook lokaal beschikbaar.

Tussendoor komen er nog wat e-mail berichten binnen, dat lukt dan nog wel met de WiFi in de trein. 

Op kantoor verbindt de PC met het draadloze netwerk en kan ik mijn werk voortzetten. Gelukkig is daar het netwerk wat sneller en kan ik de grote bijlage bij de e-mail nu wel goed bekijken.

De binnenkomende fysieke post wordt steeds minder, behalve de reclame zit er nog een enkele factuur tussen of een brief van de belastingdienst. De facturen worden gescand en eventuele belangrijke brieven ook.

Vandaag nog wat tijd om de administratie bij te werken, voorafgaand aan een afspraak. De ontvangen facturen worden ingeboekt, betaalbaar gesteld en vervolgens worden de bankgegevens bijgewerkt. Op dit vlak zijn nog wel wat verbeteringen denkbaar. Facturen komen wel via e-mail binnen maar meestal als pdf bestand. Informatie moet dan ook overgetypt worden. Bij grote aantallen zou het wel haalbaar zijn om een scanoplossing te gebruiken om facturen automatisch te scannen. Maar facturen kunnen ook in een voor het administratieprogramma leesbaar formaat aangeleverd worden. Hiermee zou het invoeren veel eenvoudiger zijn. Daarnaast zou het administratieprogramma ook direct gegevens van en naar de bank kunnen versturen. Nu verloopt dat nog via bestanden die gemaakt en ingelezen moeten worden.

Nu de administratie weer bijgewerkt is, is het tijd voor de afspraak met een klant. Vandaag via een Video vergadering omdat de klant in het buitenland zit en toch nog wat punten wilde bespreken. We zetten de verbinding op de afgesproken tijd op en delen de desktop met daarop het te bespreken rapport. We kunnen het rapport doorlopen, punten bespreken en nog wat veranderingen aanbrengen. Na afloop deel ik het rapport via OneDrive en stuur de link door.

Voor vergaderingen hebben we digitale werkruimten gemaakt, waarin de agenda, verslagen en eventuele stukken digitaal zijn opgeslagen. Dit maakt het mogelijk om een tablet of laptop te gebruiken die via het WiFi netwerk toegang heeft tot de digitale vergaderruimte. Notities maken kan bijvoorbeeld in Microsoft OneNote, EverNote of zelfs handgeschreven notities op een tablet. Programma’s als OneNote en EverNote maken het ook mogelijk notities eenvoudig te delen. 
De medewerker die niet bij het overleg kan zijn, maar voor een van de onderwerpen informatie moest aanleveren kan via een telefoonverbinding, of mooier videoverbinding, toch even aanwezig zijn en verslag doen.

Omdat de notities van de vergadering op de werkruimte gedeeld worden is het verslag ook snel gemaakt na afloop en direct beschikbaar. Afgesproken acties worden direct in een gedeelde actielijst vastgelegd die ook tijdens het overleg al bijgewerkt kan worden. In de vergaderruimte is een TV Scherm aanwezig. Via Apple-TV of Google Chrome kan beeld van een tablet op het scherm geprojecteerd worden (zoals de actielijsten, besproken stukken etc.).

Tijdens een brainstorm wordt een digitaal notitievel gedeeld dat op het scherm getoond wordt en waarin alle deelnemers notities en tekeningen kunnen maken van hun plek. Dit kan via bijvoorbeeld EverNote, Word of Google Docs.

Na het overleg is er nog ruimte om aan een onderzoeksrapport te werken wat ik gezamenlijk met een collega doe. Het rapport hebben we opgeslagen in een digitale werkruimte en we kunnen gelijktijdig aan het rapport werken. Dus geen gedoe met versies en verloren wijzigingen. Mocht het niet mogelijk zijn om on-line te werken dan is een automatisch gemaakte kopie te gebruiken (zoals in de trein) die dan op kantoor weer automatisch synchroniseert en eventuele conflicten meldt.

Aan het eind van de middag staat nog een klant bezoek gepland. Aantekeningen maak ik op een tablet (met handschrift). Een tablet werkt in dit geval veel vriendelijker dan een PC met open geklapt scherm en schrijven vind ik in dit geval prettiger dan typen. De notitie kan na afloop in het CRM systeem opgenomen worden (of beter nog in het CRM systeem wordt een verwijzing opgenomen naar de notitie).  Als de klant nog wat vragen blijk te hebben over een project kan ik direct in het systeem zien wat de status is (via een App op mijn smartphone). Overigens is het voor deze situatie wel erg handig dat de tablet is uitgerust met een 4G verbinding.

Op weg naar huis, in de trein dus vandaag, kan ik nog wat e-mail bijwerken en gemaakte afspraken met de klant vastleggen.

En is er dan helemaal geen papier aan te pas gekomen? Toch wel. Het was erg handig om een tekening te maken op een blaadje om een concept uit te leggen (al zou dat ook op een tablet kunnen waar je op kunt schrijven) en natuurlijk het contract met handtekening (die wel weer als digitale scan bewaard is). Maar alle informatie die bewaard en gedeeld moet worden is gedigitaliseerd.


Ondanks dat volledig diitaal werken redelijk goed mogelijk wordt, zijn er nog veel mogelijkheden tot verbetering denkbaar. Denk aan samenwerking tussen veel verschillende systemen; het opslaan en ontsluiten van data (bijvoorbeeld Linked data – waar over later meer); de integratie tussen mobiele telefonie en Unified Communications, samenwerking tussen verschillende unified communications systemen en beschikbaarheid van Internet (al scoort Nederland daar wereldwijd erg goed en is opkomst van 4G en straks 4G+ en 5G een enorme sprong voorwaarts).