Met het toenemend gebruik van de smartphone en tablets lijkt vergaande digitalisering nu een reële mogelijkheid en komt het (bijna) papierloze kantoor dichterbij.  Als alle informatie direct voorhanden is en via een PC of mobiel apparaat altijd en overal geraadpleegd kan worden dan neemt de behoefte aan gedrukte documenten verder af. Moesten we in het recente verleden nog stapels papier afdrukken voor een overleg en ging iedereen gewapend met notitieblok aan de slag. Nu is het mogelijk om volledig digitaal te werken.  De belangrijkste voordelen die met digitalisering gerealiseerd kunnen worden zijn een grotere mate van efficiëntie; snellere verwerking van gegevens en betere beschikbaarheid van informatie. En nu vrijwel alle Nederlanders on-line zijn en dat ook verwachten van bedrijven kan beter voldaan worden aan verwachtingen van klanten.

Functionaliteit

Het wensenlijstje voor volledig digitaal werken zal ongeveer het volgende bevatten:

  • Toegang tot documenten op centrale systemen;
  • Notities maken in documenten;
  • Aantekeningen maken;
  • Communicatie (chat, spraak en video);
  • E-Mail (al zou het toevoegen van bijlage minimaal moeten zijn!);
  • Gelijktijdig aan hetzelfde document werken;
  • Webpagina’s maken en publiceren;
  • Bedrijfsapplicaties raadplegen;
  • Scannen.

En dit natuurlijk op elk apparaat, elke locatie en altijd. Hetgeen bewerkstelligd kan worden door gebruik te maken van de Cloud of  anders gezegd dat de systemen via Internet toegankelijk zijn. Die Cloud kan bij een leverancier staan maar evengoed met eigen systemen gerealiseerd worden (On-Premise).

 

Toegang tot documenten
De mooiste oplossing is om vanuit Internet direct de mogelijkheid te bieden de centraal opgeslagen informatie te benaderen. Dit dient dan geschikt te zijn voor mobiele apparatuur en PC’s. Gedeelde folders of beter nog web gebaseerde document management systemen kunnen hiervoor gebruikt worden. Voorbeelden zijn MicroSoft SharePoint en Alfresco en OpenText. Deze systemen kunnen via een web browser benaderd worden of via speciale apps of een telefoon of tablet. Voor mensen die mobiel zijn en niet altijd over een Internet verbinding kunnen beschikken is het wenselijk m over de mogelijkheid te beschikken bestanden lokaal op te slaan (en liefst automatisch te synchroniseren zodra verbindingen weer beschikbaar zijn). 

Een alternatief is gebruik te maken van zogenaamde EFSS oplossingen (Enterprise File Synchronisation and Sharing). Dit zijn systemen die de mogelijkheid bieden om bestanden op een centrale plaats op te slaan en automatisch te synchroniseren met diverse systemen (PC, mobiele telefoon en tablet).  Het EFSS kan door het bedrijf zelf beheerd worden of als Cloud dienst afgenomen worden. Voorbeelden zijn het opensource systeem OwnCloud, EMC Syncplicity en clouddiensten zoals Box, Dropbox, Google Drive of OneDrive. De clouddiensten zijn voor prive personen gratis en bieden abonnementen aan voor bedrijven. Prive gebruik van de diensten heeft als belangrijk nadeel dat er geen controle meer is over de data en het verlenen van toegang. Bij vertrek van medewerkers kan zelfs data verdwijnen, op zijn minst is dit erg onwenselijk.

 

Notities maken in documenten en documenten bewerken
Dit is mogelijk door apps op mobiele apparatuur. Bijvoorbeeld programma’s als Quick Office en sinds kort ook Microsoft office op de iPAD. Daarnaast zijn er pdf lezers waarin ook annotaties gemaakt kunnen worden. Het delen van deze annotaties is dan of niet mogelijk of beperkt tot gebruikers die dezelfde applicatie gebruiken.

 

Aantekeningen maken
Voor het maken van notities zijn er een aantal opties om te overwegen. Programma’s die hiervoor geschikt zijn, en ook data in de cloud opslaan en over meerdere apparaten kunnen synchroniseren, zoals MicroSoft OneNote en EverNote zijn goede oplossingen.  Deze programma’s bewaren de data in de cloud en bieden de mogelijkheid om informatie met meerdere mensen te delen.  Microsoft OneNote biedt de optie om data op eigen systemen  op te slaan (SharePoint). Daarnaast zijn er veel apps die functionaliteit bieden om persoonlijke notities op een apparaat (zonder optie om te delen)  te maken en ook Microsoft Outlook kan hiervoor gebruikt worden.

Voor de invoer van notities kan natuurlijk gebruik gemaakt worden van een touch screen of een los toetsenbord. Daarnaast zijn er mogelijkheden om hand geschreven notities te maken. Dit kan met speciale applicaties en ook OneNote en EverNote bieden deze opties.  Een topper is de pen van de Samsung Note serie die dicht bij het gebruik van een normale pen komt.

 

Communicatie - telefonie, video en tekstberichten
Moderne communicatie vraagt naast spraak ook om chat (berichten) en videocommunicatie. In een bedrijfsmatige toepassing wordt dit bij voorkeur gekoppeld met de communicatiesystemen van het bedrijf en is iedereen via een adres (telefoonnummer of een URI zoals het e-mail adres) bereikbaar. Unified communications oplossingen zijn beschikbaar voor PC’s, mobiele telefoons en tablets. Gebruiker kan een gesprek starten en beantwoorden op het systeem waar dat het beste uitkomt.

Alternatieven zijn onder meer Skype, Google Hangouts en Facebook messenger. Het zijn gratis diensten en bieden geen integratie met bedrijfscommunicatie systemen. Mogelijkheden om video conferenties op te zetten zijn niet beschikbaar of beperkt in de gratis versies.

 

E-Mail
De mogelijkheid om e-mail van het bedrijf op mobiele apparaten te ontvangen is een absoluut minimum voor het digitaal werken. Het is mogelijk te volstaan met e-mail omdat het tenslotte mogelijkheden biedt om informatie met alle betrokkenen te delen. Belangrijk nadeel hiervan is dat er geen centrale plaats is, informatie moeilijk te vinden is, er geen versiebeheer plaats vindt, mailboxen vol raken en iedereen zijn eigen archief moet aanleggen.

 

Gelijktijdig aan documenten werken
Met meerdere gebruikers gelijktijdig aan een document werken kan een nuttige functie zijn als er in teams samengewerkt wordt. Het voorkomt problemen met samenvoegen, verloren gaan van wijzigingen en samenvoegen van documenten. Het vereist uiteraard wel dat iedereen on-line is en verbonden met de centrale opslag waar het document zich bevindt.

 

Webpagina’s
We zijn erg gewend aan het maken en delen van documenten. Echter informatie vastleggen en delen op een web server is een alternatieve manier. Denk aan wiki pagina’s of een Intranet. Veel bedrijfsinformatie zou op deze wijze vastgelegd kunnen worden.  Voordelen van deze werkwijze zijn onder meer dat informatie altijd op een plek wordt beheerd, geen distributie noodzakelijk is, rechten eenvoudig toegekend kunnen worden en veelal gebruikers automatisch geïnformeerd kunnen worden als er wijzigingen zijn. Nadeel is dat informatie alleen toegankelijk is als de gebruiker on-line is.

 

Bedrijfsapplicaties
Om het digitaal werken volledig te maken is toegang tot bedrijfsapplicaties noodzakelijk ook vanuit mobiele apparatuur. De meest ideale manier om dit te realiseren is gebruik te maken van een web browser en dus applicaties die een web interface bieden. Waarbij het noodzakelijk is dat de web interface zich aanpast aan de grootte van het scherm (adaptive of responsive interface). De nieuwe HTML-5 standaard biedt hiervoor mogelijkheden en wordt inmiddels door alle web browser in voldoende mate ondersteund. Alternatieven zijn het gebruik van speciale apps of remote desktop achtige oplossing. Speciale apps bieden optimale gebruikersinterface voor mobiele apparatuur. Ze zijn echter niet altijd beschikbaar en brengen extra kosten met zich mee, terwijl een HTML-5 interface een vrijwel gelijkwaardige user interface kan bieden. Het gebruik van remote desktop oplossingen (scherm van een PC of applicatie op afstand overnemen) is een ander alternatief.  Voor een PC of MAC is dat een prima oplossing, echter voor mobiele toepassingen minder geschikt.

 

Scannen
Ondanks de digitalisering zijn er nog steeds papieren documenten. Bijvoorbeeld aacturen en formele documenten die van een  handtekening voorzien moeten worden. Scannen is dan een optie om deze alsnog digitaal op te slaan. Om ook zoeken op inhoud mogelijk te maken is het aan te bevelen het document via OCR (Optical Character Recognition) te scannen, eventueel met een "normale"scan zodat het orgineel beschikbaar blijft voor gevallen dat de OCR niet geheel foutloos verloopt. Een alternatieve mogelijkheid is eenvoudig een foto met de camera van de telefoon te maken en deze op te slaan. Huidige camera's bieden daar voldoende kwaliteit.

 

Aandachtspunten

Integratie met mobiel
Vrijwel alle functies zijn op mobiele apparaten beschikbaar. Websites kunnen natuurlijk benaderd worden, documenten openen en bewerken is mogelijk en de communicatiefuncties zijn als apps beschikbaar. De integratie van de communicatiefunctie met telefonie van de mobiele telefoon is nog steeds beperkt. Het is vaak wel mogelijk om in het telefoonboek iemand te kiezen en vervolgens te selecteren op welke wijze je wilt communiceren (bellen, chat, tekstbericht etc). Maar er blijven op deze manier wel meerdere applicaties en meerdere communicatievormen. Bijvoorbeeld om een gesprek te voeren moet gekozen worden uit de standaard telefoonfunctie of een app die op de telefoon is geïnstalleerd. Een gesprek gestart met de standaard telefoonfunctie kan dan bijvoorbeeld ook niet zomaar in een meer persoonsconferentie omgezet die wel geboden wordt door de app van het bedrijf.

Informatiemanagement
Alle informatie digitaal opslaan vereist ook dat informatie eenvoudig gevonden en gedeeld kan worden. Dit vereist afspraken en ondersteunende functionaliteit. Voor een deel is cultuur daarin belangrijk, de bereidheid om informatie te delen en beschikbaar te stellen voor collega's, bereidheid om beschikbare informatie te gebruiken en op de juiste manier op te slaan. Op technisch vlak is het noodzakelijk functionaliteit te bieden om informatie te structuren en hier afspraken over te maken. Folderstructuren, metadata en zoeksystemen zijn hiervoor geschikte middelen. Waarbij het van belang is dit eenvoudig en gebruiksvriendelijk te houden. Zie ook informatiemanagement.

Informatiebeveiliging
Om altijd en overal toegang te verlenen voor alle apparaten is een draadloos netwerk noodzakelijk en toegang via Internet. Dit vraagt om maatregelen om het systeem veilig te houden. Zeker voor koppelingen over Internet, publieke WiFi netwerken en eigen WiFi netwerken is het van belang uitsluitend versleutelde communicatie toe te staan. Dit kan door altijd https te gebruiken of eventueel VPN verbindingen te gebruiken. Daarnaast zijn beveiligingsmaatregelen noodzakelijk zoals alleen noodzakelijk functies via Internet beschikbaar te stellen; het bijhouden van software updates; virus scanners, gebruik van echt sterke wachtwoorden of beter twee factor authenticatie noodzakelijk.

 

Aanpak
Om het digitaal werken te realiseren is het van belang om eerst vast te stellen onder  welke omstandigheden gebruikers toegang tot gegevens moeten kunnen krijgen, welke gegevens gedeeld moeten worden, of er speciale eisen aan informatiebeveiliging zijn en informatie eventueel met derden gedeeld moet kunnen worden. Verder is de vraag of het delen van informatie op basis van bestandsdeling kan dan wel uitgebreidere functionaliteit vereist is in de vorm van een documentbeheer systeem. Functionaliteiten van een documentbeheer systeem zijn naast het delen van informatie onder meer zoeken, metadata toekennen,  workflow, web content management en versiebeheer.
Nadat behoeften zijn geïnventariseerd en vastgesteld kunnen de verschillende oplossingen met elkaar vergeleken worden en keuzes worden gemaakt. Overigens is het hierbij ook nuttig om te kijken naar mogelijkheden die er zijn en kansen die hiermee geboden worden om  slimmer te werken.

 

Haalbaarheid

Een overstap naar volledig digitaal werken lijkt zeker haabaar. Zie ook de voorbeelden van oplossingen. Al zullen een aantal zaken zeker gewenning vereisen en is een adequate technische ondersteuning vereist. Zie ook de praktijkcase.